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跑贏時(shí)間的開票能手
2023-08-24
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【開欄詞】自衛(wèi)華集團(tuán)銷售服務(wù)承諾書簽訂以來，各系統(tǒng)積極響應(yīng)，用心用情做好工作，著力打造匠心服務(wù)，以持續(xù)性的自我改進(jìn)，創(chuàng)新性地滿足客戶和業(yè)務(wù)發(fā)展商的需求，如今已顯現(xiàn)成效，涌現(xiàn)出一批言出必行、誓達(dá)目標(biāo)的先進(jìn)集體與個(gè)人，特開設(shè)此專欄一同分享他們的奮斗故事，走入他們的“感動(dòng)時(shí)刻”。
“竟然真的在今天辦完了，效率真高啊，太感謝了。”
一整天耕耘在紛繁復(fù)雜的開票單據(jù)、密密麻麻的資金數(shù)據(jù)間，工作的重壓并沒有消磨掉周同的熱情與耐心，時(shí)值深夜，周同仍然堅(jiān)守在開票窗口“站好最后一班崗”。他微笑著目送最后一位業(yè)務(wù)發(fā)展商離開，對(duì)方的滿意和認(rèn)可為他繁忙的一天畫上了一個(gè)完美的句號(hào)。
作為河南衛(wèi)華財(cái)務(wù)部的銷售會(huì)計(jì)，周同近期的工作壓力不可謂不大，自從銷售服務(wù)承諾書簽訂之后，他像是被擰緊了發(fā)條，伏案埋首，爭(zhēng)分奪秒。來自業(yè)務(wù)發(fā)展商的評(píng)分反饋和銷售服務(wù)承諾書上清晰明確的考核項(xiàng)，容不得推諉扯皮，有功獎(jiǎng)有錯(cuò)罰，是壓力更是動(dòng)力，身邊的同事們個(gè)個(gè)卯足了勁要爭(zhēng)口氣。“現(xiàn)在跟以前相比確實(shí)大不一樣了，效率提升可不是一星半點(diǎn)兒。”很多業(yè)務(wù)發(fā)展商發(fā)出感慨，河南衛(wèi)華財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作轉(zhuǎn)變他們都看在眼里，單單一個(gè)開票業(yè)務(wù)就讓他們有深刻的體會(huì)。
“以前開個(gè)發(fā)票要費(fèi)老大功夫了，排號(hào)就是第一大難關(guān)。”很多時(shí)候業(yè)務(wù)發(fā)展商拿到號(hào)一合計(jì)，前面得有六七百號(hào)人，等得人心急火燎，排到自己更是遙遙無期，等上兩三個(gè)月都是常態(tài)。
加之很多業(yè)務(wù)發(fā)展商對(duì)開票流程不熟悉，交貨單、運(yùn)輸單、安裝單……五花八門的單據(jù)一旦遺漏便無法辦理業(yè)務(wù)，需要按照工作人員的指引重新準(zhǔn)備材料，許多人東奔西走，來來回回好幾趟，才能把資料準(zhǔn)備齊全。這些曲折的過程足以把業(yè)務(wù)發(fā)展商的耐心消耗殆盡，即使周同熱情服務(wù)，細(xì)致周到，也難以消除業(yè)務(wù)發(fā)展商心中的不滿和言語上的埋怨。
認(rèn)真處理業(yè)務(wù)的周同
針對(duì)這些對(duì)外服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)下了大力氣扭轉(zhuǎn)局面，首要關(guān)注的，就是前期積壓業(yè)務(wù)的清零工作，拋去重?fù)?dān)一身輕，才好重新出發(fā)。
周同還記得自己接到任務(wù)后，就和部門同事一道無縫切換到挑燈夜戰(zhàn)的生活，腰酸背痛還要穩(wěn)坐工位，有時(shí)忙到深夜頭昏腦漲，精力不濟(jì)，眼前的數(shù)字根本無法入腦，經(jīng)歷過一個(gè)多月突破極限的埋頭苦干，才把之前積壓的數(shù)百條開票業(yè)務(wù)處理完畢，“那段日子就像在和時(shí)間賽跑，分秒必爭(zhēng)，我們辦理開票的速度必須超過開票申請(qǐng)的新增速度，不然積壓只會(huì)越來越多，提升服務(wù)體驗(yàn)也就無從談起。”
周同明白，積壓業(yè)務(wù)的清零只是階段性勝利，業(yè)務(wù)高效暢通的“保衛(wèi)戰(zhàn)”一旦打響，便沒有終點(diǎn)。為了守護(hù)這份來之不易的戰(zhàn)果，周同把“清零”心態(tài)保持至今，雷打不動(dòng)實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的日清月結(jié)，簡(jiǎn)單的票據(jù)當(dāng)天辦理完畢，流程復(fù)雜的也在當(dāng)月開具出來，絕不留下“小尾巴”。
要想達(dá)成這個(gè)目標(biāo)并不容易，由于對(duì)外窗口的特殊性，總有始料未及的意外情況發(fā)生，給周同密不透風(fēng)的工作安排再添一筆負(fù)擔(dān)，常有業(yè)務(wù)發(fā)展商在快下班的時(shí)間匆忙趕到，要求馬上幫他開具發(fā)票。遇見這種情況，周同的服務(wù)態(tài)度不打折扣，詢問原因后便為對(duì)方開啟“綠色通道”。
周同為業(yè)務(wù)發(fā)展商現(xiàn)場(chǎng)開票
他放下手頭的工作一步步指導(dǎo)業(yè)務(wù)發(fā)展商在營(yíng)銷通提交申請(qǐng)，隨后聯(lián)系營(yíng)銷中心的同事加急審核，流程走到他這里，他有條不紊地核對(duì)各類票據(jù)，確保數(shù)據(jù)正確和憑證規(guī)范。考慮到很多業(yè)務(wù)發(fā)展商材料準(zhǔn)備不全導(dǎo)致無法開票的情況，財(cái)務(wù)部早將各類開票所需的單據(jù)留存在本部門內(nèi)，隨用隨找，避免了這類意外的發(fā)生，著急火燎過來開票的業(yè)務(wù)發(fā)展商，周同基本都能當(dāng)天辦理完畢，讓他們滿意而歸。至于自己遺留下的工作，周同也不會(huì)就此擱置，一定會(huì)加班加點(diǎn)趕工完成。
效率提升，流程優(yōu)化，及時(shí)響應(yīng)……一系列轉(zhuǎn)變讓業(yè)務(wù)發(fā)展商感受到公司的重視和溫暖，這是財(cái)務(wù)人交上的一份有溫度的答卷。與此同時(shí)，在每一個(gè)燈火通明的夜晚，周同等一眾財(cái)務(wù)人與時(shí)間的賽跑的決心越發(fā)堅(jiān)毅，“小窗口里藏著大服務(wù)，當(dāng)責(zé)任抗在肩上，所有辛苦都變成了動(dòng)力，我們的戰(zhàn)斗還在繼續(xù)……”
